CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Article 1 - Identification du Prestataire et champ d'application

1.1. Prestataire

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») sont celles de la société :

Dénomination : Air du Temps Events SPRL
Siège social : Chaussée de Namur 119/3, 1402 Nivelles (Belgique)
Numéro BCE / TVA : BE 0863.641.577
IBAN : BE05 0014 1613 9675
E-mail : info@airdutempsevents.com
Téléphone : +32 476 24 36 55

Ci-après désignée « le Prestataire » ou « Air du Temps ».

1.2. Champ d'application

Les présentes CGV régissent, à l'exclusion de tout autre document, l'ensemble des prestations de services fournies par le Prestataire à toute personne morale ou physique agissant dans le cadre de son activité professionnelle (ci-après « le Client »). Elles s'appliquent exclusivement aux relations commerciales de nature B2B (business to business).

Le fait pour le Client de passer commande et/ou de payer toute facture émise par le Prestataire après réception des présentes CGV emporte, de plein droit, acceptation pleine, entière et sans réserve de celles-ci.

Le Client, professionnel du secteur événementiel ou assimilé, reconnaît avoir parfaitement connaissance des usages de la profession et des conditions commerciales standards applicables dans ce secteur d'activité.

Les présentes CGV prévalent sur toutes conditions d'achat, conditions générales ou autres documents contractuels du Client, sauf accord écrit et préalable du Prestataire. Toute dérogation aux présentes CGV ne sera opposable au Prestataire que si elle a été expressément acceptée par écrit par ce dernier.

1.3. Modifications

Le Prestataire se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes CGV. Les CGV applicables à chaque prestation sont celles en vigueur à la date de la commande. Les CGV en vigueur sont consultables en permanence à l'adresse mentionnée sur les factures du Prestataire.

Article 2 - Objet des prestations

2.1. Nature des prestations

Le Prestataire fournit, à titre principal, des prestations de services événementielles comprenant notamment :

la mise à disposition de personnel de salle qualifié (maîtres d'hôtel, chefs de rang, serveurs, barmen, commis et personnel assimilé) pour le compte du Client ;
la coordination et le management opérationnel du personnel sur site événementiel ;
toute prestation accessoire utile à la bonne exécution de la mission convenue.

2.2. Statut du personnel mis à disposition

Le personnel intervenant pour le compte du Prestataire dans le cadre de ses prestations peut relever de l'un des statuts suivants : salariés sous contrat de travail, travailleurs occasionnels dans le secteur Horeca (« extras » — article 17 et assimilés), étudiants sous contrat d'occupation, travailleurs flexi-jobs, travailleurs indépendants, et sous-traitants.

Dans tous les cas, le Prestataire conserve seul la qualité d'employeur ou de donneur d'ordre, seul titulaire du pouvoir de direction, de contrôle disciplinaire et de rémunération à l'égard des travailleurs concernés. Le Client s'interdit expressément d'exercer toute forme d'autorité hiérarchique ou de pouvoir patronal sur le personnel mis à disposition, et de donner à ce personnel d'autres instructions que celles strictement nécessaires à la bonne exécution de la prestation convenue.

Les parties reconnaissent que la présente convention s'inscrit dans le cadre de la convention de prestations de services existante entre le Prestataire et le Client, et dans le strict respect de la loi du 24 juillet 1987 relative au travail temporaire, au travail intérimaire et à la mise à disposition de travailleurs à des utilisateurs.

2.3. Obligation de moyens

Le Prestataire s'engage, à l'égard du Client, au titre d'une obligation de moyens et non de résultat. Il s'engage à exécuter ses prestations avec tout le soin, la diligence et le professionnalisme attendus d'un opérateur expérimenté du secteur événementiel premium.

Article 3 - Commande et formation du contrat

3.1. Processus de commande

Toute commande doit être formulée par écrit (courrier électronique, plateforme dédiée ou tout autre support durable) au minimum quinze (15) jours calendaires avant la date de la prestation. Les demandes formulées dans un délai inférieur pourront être acceptées par le Prestataire sous réserve de disponibilité, et pourront faire l'objet d'une majoration tarifaire.

3.2. Confirmation

Le contrat est définitivement formé à la date de confirmation écrite de la commande par le Prestataire. Cette confirmation doit intervenir, sauf circonstances exceptionnelles, dans un délai de dix (10) jours calendaires à compter de la demande du Client.

3.3. Modification de commande

Toute demande de modification d'une commande (nombre de personnes, horaires, lieu, nature des prestations) doit parvenir au Prestataire, par écrit, au plus tard sept (7) jours calendaires avant la date prévue de la prestation.

Toute modification à la baisse (diminution du nombre de personnes mises à disposition, réduction des horaires, annulation partielle) intervenant moins de trente (30) jours avant la date de la prestation est assimilée à une annulation partielle et donne lieu à l'application de l'Article 4 (Annulation) pour la partie supprimée.

Toute modification à la hausse est acceptée dans la limite des disponibilités du Prestataire et peut donner lieu à facturation complémentaire.

Article 4 — Annulation par le Client

Toute annulation d'une commande par le Client, totale ou partielle, doit être notifiée par écrit au Prestataire. Les frais d'annulation sont dus selon le barème suivant, calculés sur le montant HTVA de la commande annulée :

Plus de 30 jours calendaires avant l'événement : 0 % (pas de frais) ;
Entre 30 et 15 jours calendaires avant l'événement : 20 % du montant de la commande ;
Entre 15 et 10 jours calendaires avant l'événement : 30 % du montant de la commande ;
Entre 10 et 5 jours calendaires avant l'événement : 50 % du montant de la commande ;
À moins de 5 jours calendaires avant l'événement : 100 % du montant de la commande.

Les frais d'annulation sont exigibles de plein droit et font l'objet d'une facture immédiatement payable. Les acomptes éventuellement versés sont imputés sur les frais d'annulation ; le solde éventuel reste acquis au Prestataire à titre d'indemnité forfaitaire.

Article 5 - Prix et modalités financières

5.1. Prix

Les prix sont exprimés en euros (€) et s'entendent hors TVA. La TVA applicable (21 % en Belgique) est ajoutée au prix hors taxes sur la facture. Les prix convenus sont fermes pour la commande concernée.

5.2. Majoration pour prestations hors Belgique

Pour toute prestation exécutée en dehors du territoire belge, les tarifs applicables sont majorés de trente pour cent (30 %), soit une facturation à 130 % du taux horaire convenu. Les frais de déplacement, d'hébergement et de repas du personnel restent à la charge du Client, sauf stipulation contraire expresse.

5.3. Acompte et échéancier

Sauf accord contraire écrit, le paiement des prestations intervient selon l'échéancier suivant :

50 % du montant total TVAC à la commande, à titre d'acompte et de confirmation définitive de la réservation ;
30 % du montant total TVAC au plus tard 7 jours calendaires avant la date de la prestation ;
20 % du montant total TVAC, correspondant au solde, payable comptant et au plus tard à réception de la facture finale.

Le défaut de versement de l'acompte ou du deuxième acompte dans les délais autorise le Prestataire à suspendre ou à annuler la prestation, sans préavis ni indemnité, les frais d'annulation visés à l'Article 4 restant dus.

5.4. Modalités de paiement

Les paiements sont effectués exclusivement par virement bancaire sur le compte IBAN du Prestataire mentionné sur la facture. Aucune retenue, compensation ou déduction ne peut être opérée par le Client sans l'accord écrit préalable du Prestataire.

5.5. Paiement comptant du solde

Le solde final est payable comptant, au plus tard à réception de la facture, sans escompte.

Article 6 - Retard de paiement

6.1. Mise en demeure de plein droit

Conformément à la loi du 14 août 2021 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, tout retard de paiement d'une facture à son échéance entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l'application cumulative des mesures suivantes :

6.2. Intérêts de retard

Des intérêts de retard sont dus de plein droit, calculés au taux légal applicable en matière de transactions commerciales (taux de référence de la Banque centrale européenne majoré de huit points de pourcentage), à compter du jour suivant la date d'échéance de la facture, jusqu'au jour du parfait paiement.

6.3. Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est due de plein droit, d'un montant de cent cinquante euros (150 €) par facture impayée à son échéance, au titre des frais de gestion administrative du dossier de recouvrement.

6.4. Clause pénale

En outre, et à titre de clause pénale forfaitaire compensatrice du préjudice commercial et financier subi par le Prestataire, toute somme non payée à son échéance est majorée, de plein droit, de dix pour cent (10 %) de son montant, avec un minimum de quarante euros (40 €) par facture.

Les parties reconnaissent expressément que cette majoration constitue une évaluation raisonnable et non excessive du préjudice subi par le Prestataire du fait du retard de paiement, indépendamment des intérêts de retard et de l'indemnité forfaitaire visés aux articles 6.2 et 6.3.

6.5. Frais de recouvrement additionnels

Tous les frais exposés par le Prestataire pour obtenir le recouvrement de sa créance, en ce compris les frais et honoraires d'avocat, d'huissier de justice, de bureau de recouvrement et tous autres frais judiciaires ou extrajudiciaires, sont à la charge exclusive du Client et lui seront refacturés sur justificatifs.

6.6. Exigibilité anticipée et suspension

Le non-paiement d'une seule facture à son échéance rend immédiatement exigibles, de plein droit, toutes les autres sommes dues par le Client au Prestataire, même non encore échues. Le Prestataire se réserve en outre le droit de suspendre immédiatement l'exécution de toute prestation en cours ou à venir, jusqu'à complet apurement de la dette, sans que cette suspension puisse engager sa responsabilité.

6.7. Contestation de facture

Toute contestation de facture doit être formulée par écrit, de manière motivée, dans un délai de huit (8) jours calendaires à compter de sa réception. Passé ce délai, la facture est réputée acceptée dans toutes ses mentions.

Article 7 - Obligations du Client

7.1. Conditions de travail du personnel

Le Client s'engage à fournir, à ses frais et pendant toute la durée de la prestation, les conditions matérielles suivantes au personnel mis à disposition :

un vestiaire sécurisé permettant au personnel de déposer effets personnels et vêtements civils ;
un repas complet lorsque la durée de la prestation est égale ou supérieure à six (6) heures ;
une pause effective d'au moins quinze (15) minutes toutes les quatre (4) heures de travail ;
l'accès à un sanitaire accessible au personnel ;
des conditions d'hygiène, de sécurité et de travail conformes à la réglementation applicable sur le lieu de la prestation.

Le non-respect de ces conditions peut donner lieu au retrait immédiat du personnel par le Prestataire, sans que cela puisse être considéré comme une défaillance de ce dernier, et sans remise sur le prix.

7.2. Informations préalables

Le Client s'engage à fournir au Prestataire, en temps utile, l'ensemble des informations nécessaires à la bonne exécution de la prestation : nombre de convives définitif, horaires précis, plan de table, briefing particulier, contraintes du site, interlocuteur référent. Toute erreur ou défaillance imputable à une information incomplète, tardive ou erronée du Client ne peut engager la responsabilité du Prestataire.

7.3. Respect du personnel

Le Client s'engage à faire respecter, par ses propres collaborateurs, prestataires et invités, la dignité et l'intégrité du personnel mis à disposition. Tout comportement inapproprié, harcèlement, discrimination ou agression à l'égard du personnel autorise le Prestataire à retirer sans délai le personnel concerné, voire l'intégralité de l'équipe, sans que cela ouvre droit à remboursement ni à indemnité au profit du Client.

Article 8 - Non-sollicitation du personnel

Le Client s'interdit formellement, pendant toute la durée des relations contractuelles avec le Prestataire et pendant une période de vingt-quatre (24) mois à compter de la date de la dernière prestation exécutée, d'embaucher, directement ou indirectement, sous quelque forme que ce soit (contrat de travail, contrat d'indépendant, mission d'intérim, contrat de prestations de services, mise à disposition via une structure tierce ou toute forme assimilable), tout membre du personnel du Prestataire ayant participé, de quelque manière que ce soit, à l'exécution d'une prestation pour son compte.

Cette interdiction s'applique également aux filiales, sociétés sœurs, sociétés liées et donneurs d'ordre du Client.

En cas de violation de la présente clause, le Client sera redevable, de plein droit et à titre de clause pénale forfaitaire, d'une indemnité égale au plus élevé des deux montants suivants :

douze (12) mois de salaire brut du collaborateur concerné (calculé sur la base de sa rémunération chez le Prestataire ou, à défaut, sur celle proposée par le Client) ;
quinze mille euros (15 000 €) par collaborateur sollicité ou engagé en violation de la présente clause.

Cette indemnité est cumulable avec toute autre indemnisation à laquelle le Prestataire pourrait prétendre au titre du préjudice effectivement subi, notamment en cas de concurrence déloyale.

Article 9 - Responsabilité et assurance

9.1. Assurance du Prestataire

Le Prestataire déclare avoir souscrit auprès d'une compagnie notoirement solvable une police d'assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle et exploitation dans le cadre de ses activités. Une attestation d'assurance peut être communiquée au Client sur simple demande écrite.

9.2. Plafond de responsabilité

La responsabilité du Prestataire, toutes causes confondues et pour tout dommage direct causé au Client, est expressément limitée au montant hors TVA de la facture correspondant à la prestation à l'origine du dommage.

En aucun cas, le Prestataire ne pourra être tenu responsable des dommages indirects, immatériels ou consécutifs subis par le Client, tels que notamment : perte de chance, perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, perte de marge, atteinte à l'image, préjudice commercial ou financier.

9.3. Exclusions de responsabilité

La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée dans les cas suivants :

dommages causés au Prestataire ou à son personnel par le Client, ses préposés, invités, convives ou autres intervenants ;
vol, perte ou détérioration de matériel, d'effets personnels ou de marchandises appartenant au Client ou à des tiers, non placés sous la garde effective du Prestataire ;
dommages résultant d'informations incomplètes, tardives ou erronées fournies par le Client ;
dommages résultant d'un cas de force majeure au sens de l'Article 10 ;
dommages résultant du non-respect, par le Client, de ses obligations contractuelles ou réglementaires (notamment en matière de sécurité, d'hygiène, d'autorisations administratives).

9.4. Déclaration de sinistre

Tout sinistre ou incident susceptible d'engager la responsabilité du Prestataire doit lui être notifié par écrit dans un délai maximum de trois (3) jours calendaires à compter de sa survenance, à peine de déchéance. La notification doit être accompagnée de tous les éléments probants permettant d'établir la réalité et l'étendue du dommage.

Article 10 - Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution de ses obligations contractuelles dû à un événement de force majeure.

Sont notamment considérés comme cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative : catastrophes naturelles, intempéries rendant l'exécution impossible ou dangereuse, incendies, inondations, guerre, attentats, émeutes, épidémies ou pandémies et mesures sanitaires afférentes, grèves générales ou sectorielles affectant les transports, décisions d'autorités publiques, coupures générales de réseaux (électricité, télécommunications, transports), fermetures administratives de lieux.

La partie empêchée en informe l'autre dans les meilleurs délais. Les obligations sont suspendues pendant la durée de l'événement. Si l'empêchement se prolonge au-delà de trente (30) jours calendaires, chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité, les prestations exécutées avant l'événement restant dues.

Article 11 - Droit à l'image

Le Prestataire est autorisé à réaliser, pendant l'exécution de ses prestations, des photographies et captations audiovisuelles de son personnel à l'œuvre, à des fins de communication professionnelle et commerciale (site internet, réseaux sociaux, supports marketing, portfolio).

Le Client est informé que les convives et invités ne seront pas photographiés ou filmés de manière identifiable, sauf accord exprès. Le Client peut s'opposer à toute captation d'images sur son événement par notification écrite adressée au Prestataire dans un délai de huit (8) jours calendaires à compter de la confirmation de commande. À défaut d'opposition dans ce délai, le Client est réputé avoir consenti aux captations réalisées dans les conditions visées au présent article.

Article 12 - Confidentialité

Chacune des parties s'engage à conserver strictement confidentielles l'ensemble des informations et données de quelque nature que ce soit dont elle pourrait avoir connaissance à l'occasion de l'exécution du contrat, notamment les informations commerciales, techniques, financières, opérationnelles ou relatives à la clientèle de l'autre partie.

Cette obligation de confidentialité s'applique pendant toute la durée des relations contractuelles et pour une durée de trois (3) ans à compter de la fin de celles-ci. Elle lie également les préposés, collaborateurs et sous-traitants des parties.

Article 13 - Protection des données personnelles

Dans le cadre de l'exécution des présentes, chaque partie agit en qualité de responsable de traitement pour les données personnelles qu'elle collecte et traite. Le Prestataire traite les données du Client (nom, prénom, fonction, coordonnées professionnelles) aux seules fins de gestion de la relation commerciale, de facturation et de suivi administratif.

Ces données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies et, en toute hypothèse, dans le respect des durées légales de conservation (notamment en matière comptable et fiscale). Le Client dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), et peut les exercer à l'adresse info@airdutempsevents.com.

Le Prestataire met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données traitées.

Article 14 - Propriété intellectuelle

L'ensemble des éléments créés, développés ou mis en œuvre par le Prestataire dans le cadre de ses prestations (méthodes, supports, outils, savoir-faire, documents de briefing, procédures opérationnelles) demeurent la propriété exclusive du Prestataire. Le Client s'interdit de les reproduire, diffuser, utiliser ou adapter sans autorisation écrite préalable.

Article 15 - Résolution des litiges

15.1. Médiation préalable

Préalablement à toute saisine judiciaire, les parties s'engagent à rechercher de bonne foi une solution amiable à leur différend. À cet effet, la partie la plus diligente notifie à l'autre, par écrit, la nature du litige et ses prétentions. Les parties disposent alors d'un délai de trente (30) jours calendaires pour trouver un accord amiable, le cas échéant avec l'assistance d'un médiateur agréé.

Cette phase de médiation amiable est obligatoire et constitue une fin de non-recevoir devant le juge, sauf en cas d'urgence, de mesure conservatoire, ou d'action en recouvrement d'une créance non sérieusement contestée.

15.2. Droit applicable

Les présentes CGV et tout contrat conclu en application de celles-ci sont exclusivement soumis au droit belge, à l'exclusion de toute autre législation et de toute convention internationale de conflits de lois.

15.3. Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable dans le délai visé à l'article 15.1, tout litige relatif à la formation, l'exécution, l'interprétation ou la rupture des présentes sera de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon, division de Nivelles, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

Article 16 - Dispositions diverses

16.1. Nullité partielle

Si une ou plusieurs stipulations des présentes CGV étaient déclarées nulles, inapplicables ou privées d'effet par une décision judiciaire définitive ou une évolution législative, les autres stipulations conserveraient toute leur force et leur portée. Les parties s'engagent à négocier de bonne foi une clause de remplacement aussi proche que possible de la volonté initiale.

16.2. Non-renonciation

Le fait, pour le Prestataire, de ne pas se prévaloir à un moment donné d'une quelconque disposition des présentes CGV ne peut être interprété comme une renonciation définitive à s'en prévaloir ultérieurement.

16.3. Cession

Le Client ne peut céder ou transférer, à quelque titre que ce soit, les droits et obligations nés du contrat sans l'accord écrit et préalable du Prestataire.

16.4. Intégralité du contrat

Les présentes CGV, ensemble avec la confirmation de commande et, le cas échéant, la convention-cadre de prestations de services signée entre les parties, constituent l'intégralité de l'accord des parties relativement à son objet. Elles annulent et remplacent tous accords, écrits ou verbaux, antérieurs portant sur le même objet.